Términos y Condiciones

1. PROPÓSITO

ICodemachine S.A.S., se crea en el año 2019 con el propósito de cambiar la mentalidad y la forma de hacer las cosas de las Mipyme en Colombia, a través de soluciones en tecnología queremos impulsar el desarrollo económico y social del sector empresarial, con soluciones de calidad y un excelente equipo de trabajo detrás de cada proyecto.

En el presente documento encontrará los términos y condiciones mediante los cuales como Cliente podrá acceder a los servicios de ICodeMachine S.A.S. Estos términos establecen los fundamentos para el uso de los servicios, el sitio web y los servicios publicados en el mismo. ICodeMachine S.A.S sugiere que lea, imprima y guarde una copia de este documento con fines de una posterior referencia.

2. ALCANCE

Los presentes Términos y Condiciones constituyen la única fuente de obligaciones entre el Cliente y ICodeMachine S.A.S para el correcto uso de los servicios de la compañía y en función de una óptima relación comercial.

3. DEFINICIONES

Este apartado del documento trata en profundidad el significado de los términos clave que se mencionan en este Acuerdo. Considérela una especie de diccionario de términos contractuales.

  • Es el tiempo transcurrido entre el momento en que es solicitado oreportado un incidente y el momento en que estos son atendidos.

  • Tiempo de Solución: Es el tiempo que transcurre entre el momento en que es atendida la solicitud o incidente y el momento en que estos son solucionados y la operación vuelve a su estado normal.

  • Horario: Todas las indicaciones según la Hora de (UTC-05:00) Bogotá, Lima, Quito.

1. Obligaciones de ICodeMachine:

Son obligaciones de ICodeMachine las siguientes:

  • Gestionar los servicios que el Cliente ha contratado.

  • Atender y gestionar los requerimientos del Cliente de acuerdo con las condiciones de servicio.

  • Atender y solucionar las fallas o incidencias que se presenten durante la prestación del servicio en los tiempos determinados para tal fin.

  • Informar al Cliente con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas cualquier actividad programada que genere suspensión o afectación sobre el servicio ofertado.

2. Obligaciones del Cliente:

Son obligaciones del Cliente las siguientes:

  • Contar con los recursos, equipos, infraestructura, capacidad, autorizaciones, licencias necesarias para utilizar los servicios contratados a ICodeMachine.

  • Responder por el uso y recibo de la información que transmita. ICodeMachine no responderá por Solicitudes de Servicio de terceros, ni por los fraudes o actos indebidos que puedan cometerse con la información que recibe y transmite el Cliente por medio de los servicios que le presta ICodeMachine.

  • Reportar los casos, incidencia o requerimientos directamente a ICodeMachine a través de los canales de atención suministrados por ICodeMachine.

  • Si el cliente reporta incidencias, o solicita atención de casos de soporte que no son atribuibles a lo pactado contractualmente con ICodeMachine, pero éstos son solucionados por ICodeMachine a solicitud del Cliente, el Cliente deberá pagar los costos de reparación o solución a los que haya lugar.

  • La prestación y calidad de los servicios por parte de ICodeMachine se encuentran condicionados a que el Cliente, de acuerdo al tipo de producto, servicio y/o licenciamiento, tenga los equipos y/o servicios apropiados y en óptimas condiciones. (red e infraestructura interna adecuada, servicios de internet con calidad y ancho de banda suficiente, software licenciado debidamente configurado y los demás recursos necesarios.

3. Limitaciones del servicio:

Los presentes Términos y Condiciones sólo cubren servicios contratados directamente con ICodeMachine. Cualquier porción de servicio proporcionada por una tercera parte que se use en conjunto con ICodeMachine para proporcionar servicio al Cliente es considerada más allá del mando razonable de ICodeMachine, por lo tanto, cualquier falla en ellos, exime de responsabilidad a ICodeMachine.

4. Precio de los Servicios

El valor de cada Producto y/o Servicio, será indicado en forma expresa en la cotización presentada por ICodeMachine. En el caso de ser un producto licenciado, ICodeMachine podrá incrementar sus precios en el porcentaje que corresponda al Índice de Precios al Consumidor (IPC) certificado por el Gobierno Nacional para el año inmediatamente anterior. No obstante lo anterior, los Precios podrán ser modificados de forma unilateral y en cualquier momento por parte de ICodeMachine, mediante información transmitida al Cliente, por cualquier medio, incluido correo electrónico, página web y en la plataforma de servicios en la nube de ICodeMachine, con siete (7) días calendario de antelación a su entrada en vigencia. ICodeMachine mantendrá los precios sobre aquellos Productos y/o Servicios que hayan sido contratados previamente y los términos de su negociación hayan sido pactados previamente.

5. Facturación.

ICodeMachine emitirá la factura respectiva por los productos y/o servicios contratados por el Cliente, de acuerdo con el registro del hardware y del software de facturación que ha sido destinado para tal fin y de acuerdo a los servicios contratados y tarifas aceptadas. ICodeMachine facturará al Cliente los servicios contratados de acuerdo a las tarifas aceptadas por el Cliente al momento de la contratación del Producto y/o Servicio. El Cliente autoriza y acepta en forma expresa a ICodeMachine, para que le envié a través de correo electrónico en los tiempos estipulados la factura a la dirección de correo electrónico indicada por el Cliente, es responsabilidad del Cliente notificar y actualizar la dirección de correo electrónico a la que se debe enviar la factura. En el evento en que el Cliente esté en desacuerdo con el valor, cantidad o tarifas, cuenta con diez (10) días calendarios siguientes a la recepción de la factura para presentar la reclamación correspondiente, sin que ello interrumpa la periodicidad en los pagos acordados entre las partes. Posterior al proceso de revisión de la reclamación y en caso de ser necesario ICodeMachine emitirá la nota crédito o nota débito según corresponda. Si contados diez (10) días calendario a partir de la recepción de la factura ya sea física o electrónica, el Cliente no realiza por escrito observaciones a ésta, la misma se entenderá aceptada. Para todos los efectos legales se entiende que la factura y el presente contrato prestan mérito ejecutivo para hacer exigibles las obligaciones y prestaciones allí contenidas, en consecuencia. Las Partes acuerdan en forma expresa, que constituyen título Ejecutivo suficiente para que ICodeMachine exija por vía judicial, el cumplimiento de las obligaciones dinerarias a cargo del Cliente. Cuando el Cliente no pagué la factura en la fecha indicada, éste deberá cancelar el valor no pagado más los intereses de mora causados sobre dicho valor, calculados a la tasa máxima moratoria certificada por la Superintendencia Financiera para ese mes, los cuales serán cobrados en la siguiente factura.

6. Vigencia.

Los presentes Términos y Condiciones estarán vigentes durante el tiempo que el Cliente haga uso de los Productos y/o Servicios suministrados por ICodeMachine

7. Límite de Responsabilidad en la Prestación del Servicio:

En ningún caso ICodeMachine responderá por daños y/o perjuicios que no sean consecuencia directa, inmediata y necesaria de sus incumplimientos, ni será responsable por reclamaciones por concepto de daños punitivos, indirectos, incidentales o consecuenciales, incluyendo lucro cesante pérdida de ingresos o pérdida de ahorros. Por cualquier daño y/o perjuicio que ICodeMachine ocasione por su dolo o culpa grave al Cliente el monto de los daños, penalidades y cualesquier otras obligaciones que puedan serle exigibles no excederá, en su conjunto, al monto equivalente al cargo mensual pagado por el Cliente a ICodeMachine bajo el presente contrato durante el período de un mes inmediatamente anterior a la fecha en que ocurrió por primera vez o comenzó a ocurrir dicho evento, acto u omisión. Ninguna de las Partes será responsable de cualquier retraso o incumplimiento que resulte, directa o indirectamente, de caso fortuito o fuerza mayor. Por "fuerza mayor" se entenderán todas las causas o acontecimientos que escapen al control de cualquiera de las Partes y que no puedan preverse o que, si pueden preverse, no pueden evitarse y que se produzcan una vez aceptados los presentes Términos y Condiciones e impidan, retarden u obstaculicen el cumplimiento de las obligaciones de una de las Partes aquí consignadas.

8. Suspensión del Servicio.

ICodeMachine podrá en forma unilateral cortar, retirar o suspender de inmediato y sin previo aviso el servicio objeto de este contrato y sin que constituya incumplimiento a las obligaciones derivadas del mismo y sin que por esto deba pagar indemnización, o suma alguna de dinero al Cliente en los siguientes eventos:

  1. Por fuerza mayor o caso fortuito.

  2. Por servicio de mantenimiento previamente programado por parte de ICodeMachine y previamente informado al Cliente.

  3. Por el vencimiento del tiempo establecido al contratar el servicio.

  4. Por Mutuo Acuerdo ICodeMachine, se reserva el derecho de aceptar la petición de suspensión del servicio que solicite el Cliente sin que en ningún evento se exceda de más de dos (2) meses calendario por cada año de servicio.

  5. Por no pagar la renovación de un servicio contratado o de una licencia previamente adquirida.

9. Prevención Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Las Partes declaran que sus ingresos provienen de actividades lícitas, que no se encuentran incluidos en listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, y que en consecuencia se obligan a responder frente a su contraparte, por todos los perjuicios que llegase causar como consecuencia de esta afirmación. El Cliente, se obliga expresamente a entregar a ICodeMachine la información veraz y verificable que le sea solicitada para el cumplimiento de la normatividad relacionada con la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo. En el evento en que no se cumpla con la obligación consagrada en esta cláusula, ICodeMachine tendrán la facultad de dar por terminado el presente contrato. El Cliente, manifiesta que con base en su información y las herramientas que están a su alcance, los clientes con los que mantiene relaciones comerciales no se encuentran incursos en actividades relacionadas con lavado de activos y/o financiación del terrorismo. El Cliente declara que los recursos utilizados para la ejecución del presente Contrato, al igual que sus ingresos, provienen de actividades lícitas, que él no se encuentra con registros negativos en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni incurre en sus actividades en lavado de activos (conversión o movimiento). Será causal automática de terminación de esta relación contractual el hecho que el Cliente sea investigado por delitos contra el patrimonio económico, lavado de activos, enriquecimiento ilícito o se llegue a declarar la extinción de dominio sobre alguno de sus bienes, así como la inclusión del Cliente en la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior – OFAC emitida por la Oficina del Tesoro de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas públicas relacionadas con el tema de lavado de activos y financiación del terrorismo.

10. Terminos

Las obligaciones que se desprenden de estos Términos y Condiciones cesarán cuando:

  1. el mal uso por parte del Cliente de los servicios prestados por ICodeMachine o por el uso con fines distintos a los contratados.

  2. Por orden judicial de la autoridad competente.

  3. Por no realizar los Pagos que corresponden al Cliente por concepto de la remuneración de los productos y/o servicios contratados, conforme la forma de pago aplicable al respectivo servicio.

  4. En forma unilateral por cualquiera de las partes con un preaviso no inferior a sesenta (60) días calendario de antelación a la fecha de terminación.

  5. Las demás causas establecidas en las normas legales vigentes.

En adición a las causales consagradas previamente, ICodeMachine podrá dar por terminado el presente contrato en los siguientes eventos:

  1. Por haber sido el Cliente, sus accionistas, representantes legales o administradores, condenados por haber cometido, a cualquier título, cualquier delito, doloso o culposo, (i) contra la administración pública; (ii) en el marco de un proceso por extinción de dominio; o iii) cualquier otro delito mencionado en esta cláusula;

  2. Por encontrarse el Cliente incluido en listas de personas o entidades identificadas por tener vínculos con actividades relacionadas con el narcotráfico, terrorismo, corrupción, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo o administración de recursos relacionados con esas actividades, entre las que se encuentran, de manera enunciativa más no taxativa,: OFAC (Office of Foreign Assets Control), ONU (Organización de las Naciones Unidas), DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade), INTERPOL, boletines de la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero), DAS, Fiscalía, FCPA, o cualquiera que las modifique, adicione o sustituya. El Cliente entiende esta causal como justa causa para dar por terminado el presente contrato y desde ya renuncia a iniciar cualquier reclamación en contra de ICodeMachine por la terminación anticipada del contrato y por los perjuicios que con ello llegare a sufrir.

  3. Por existir indicios o circunstancias que a juicio razonable de ICodeMachine, representen un riesgo que el Cliente o cualquiera de sus accionistas pueda estar comprometido con delitos de narcotráfico, terrorismo, corrupción, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo o administración de recursos relacionados con esas actividades;

11. Comercialización a Terceros.

El Cliente contrata el producto y/o servicio para su uso, no obstante, en caso de utilizar el producto y/o servicio prestado por ICodeMachine para soportar servicios a terceros, el Cliente será el único responsable frente a éstos por el servicio, así como las responsabilidades y obligaciones que transfiere, en las condiciones de ley y de los compromisos contractuales que adquiera. ICodeMachine no tendrá responsabilidad alguna frente a estos terceros o usuarios finales del Cliente. La responsabilidad de ICodeMachine se limitará al suministro al Cliente del servicio contratado, en los términos aquí contenidos o señalados en los Anexos de Servicio y las modificaciones realizadas a estos.

12. Derecho de Retracto

El Cliente podrá ejercer el derecho de retracto sobre el pago durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la aceptación de los términos del respectivo producto y/o servicio, o del pago, siempre y cuando, no se haya dado lugar a la prestación del servicio hacía el Cliente. Para lo anterior, ICodeMachine dispone los canales de atención de servicio al cliente y la devolución se realizará en un plazo máximo de treinta (30) días calendario, contados desde el momento que se ejerció el derecho de retracto.

13. Modificación

ICodeMachine podrá modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, haciendo públicos en su Sitio Web los términos modificados. Todos los términos modificados entrarán en vigencia a los treinta (30) días calendarios siguientes a su publicación. Si el Cliente no acepta las modificaciones introducidas, ICodeMachine mantendrá las condiciones inicialmente acordadas. Si vencidos los treinta (30) días, el Cliente continúa haciendo uso de los servicios, se considerará que el Cliente acepta los nuevos términos y que el contrato continuará vinculando a ambas partes.

14. ACUERDOS DE SERVICIO

ICodeMachine describe a continuación los criterios de rendimiento, disponibilidad de los servicios, las medidas a adoptar en casos de falla del producto y/o servicio, aplicados a nivel operativo para la adecuada prestación del Servicio.

  1. Soporte y Disponibilidad: ICodeMachine pone a disposición del cliente los canales de atención relacionados a continuación, para atender solicitudes y requerimientos por medio de generación de tickets. La respuesta al ticket no garantiza una solución inmediata en todos los casos, pero sí compromete el mayor esfuerzo por parte de ICodeMachine para que el incidente sea resuelto en el menor tiempo posible.

  2. Canales de Atención: ICodeMachine cuenta con los siguientes canales para recepción de incidencias por parte del Cliente:

    1. Línea de atención nacional +57 311 5308544, +57 310 8152588
    2. Correo de soporte comercial@icodemachine.com
    3. Chat de soporte a través de nuestra página web www.ICodeMachine.com
    4. WhatsApp +57 311 5308544, +57 310 8152588
  3. ICodeMachine a través del Centro de experiencia al usuario a nivel nacional brinda soporte las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana, los trescientos sesenta y cinco (365) días del año, ofreciendo una posibilidad de contacto directo y efectivo al Cliente al contar con diferentes canales de atención, descritos en detalle en el literal anterior, frente a los cuales se seguirá el siguiente procedimiento.

    1. Al recibir una solicitud o requerimiento a través de alguno de los canales de atención por parte del Cliente, el Centro de experiencia al usuario asignará un número de caso, el cual permitirá hacer seguimiento y dejar registro en el sistema de ICodeMachine para futuras consultas.

    2. Con el fin de garantizar la correcta identificación y evitar cualquier suplantación en nombre del Cliente, este deberá suministrar sus datos básicos de identificación,

    3. Los requerimientos realizados por parte del Cliente, debe contener una descripción detallada y soportes para la investigación del caso

    4. ICodeMachine podrá solicitar al Cliente información adicional como complemento a la información suministrada inicialmente.

    5. ICodeMachine podrá solicitar al cliente una sesión de pruebas en línea con el fin de generar capturas completas de los mensajes de señalización y audio intercambiados con el Cliente.

    6. La respuesta al ticket no garantiza una solución inmediata en todos los casos, pero sí compromete el mayor esfuerzo por parte de ICodeMachine para generar una solución al inconveniente presentado.

Una vez reportada la incidencia sobre el servicio por parte del Cliente, ICodeMachine manejará los tiempos de respuesta definidos a continuación, de acuerdo a la categorización de la incidencia realizada por el Centro de experiencia al usuario la cual estará basada en el impacto y afectación sobre el producto y/o servicio a causa de eventos atribuibles a la infraestructura o elementos de configuración de ICodeMachine.

A continuación, los tiempos de respuesta según el fallo o incidencia:

NIVEL DETALLE TIEMPO DE RESPUESTA
BAJO Requerimiento cuya atención no impacta el servicio de acuerdo a las características ofrecidas. 24 horas
MEDIO Incidencias de calidad o interrupciones aleatorias del servicio. 3 horas
ALTO nterrupción total del servicio a causa de falla relacionada con el producto y/o servicio ofrecido por ICodeMachine. 90 minutos

15. AUTORIZACIONES

El Cliente al aceptar los presentes Términos y Condiciones, en forma expresa otorga su consentimiento y voluntad de Autorizar a ICodeMachine para:

  1. CONSULTA CENTRALES DE RIESGO. El Cliente autoriza expresa e irrevocablemente a ICODEMACHINE y/o cualquier tercero que este considere necesario para el desarrollo de sus actividades comerciales, para almacenar, reportar, consultar, procesar, divulgar, compartir a las Centrales de riesgo y de información que manejen o administren bases de datos con los mismos fines, toda la información suministrada como Cliente. Así mismo, autoriza a ICodeMachine para que reporte y/o consulte ante las centrales de riesgo el estado de cumplimiento de sus obligaciones. El Cliente autoriza que la notificación previa a cualquier reporte se realice por canales como correo electrónico y/o mensaje de texto. Lo anterior implica que el cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato se relacionará en las mencionadas bases de datos, en donde se consignan en forma completa los datos referentes a el actual y pasado comportamiento financiero y crediticio, incluyendo mora en los pagos, tipo de cobro, estado de la cartera, los cuales se conservarán bajo los términos establecidos en la ley 1266 de 2008, o cualquier otra que la modifique, sustituya o adicione. Así mismo autoriza que en caso de que se deba realizar algún reporte a centrales de riesgo, la notificación previa que exige dicho proceso sea realizada por medio diferentes a correo certificado, usando para ello correo electrónico y/o mensaje de texto.

  2. TRATAMIENTO DATOS PERSONALES: ICODEMACHINE S.A.S., sociedad comercial identificada con Nit. 901.277.916-9, con domicilio en la ciudad de Bogotá de conformidad con las disposiciones contenidas en el Decreto 1377, emitido el 27 de junio de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales, actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales, para lo cual ha diseñado políticas y procedimientos para el adecuado tratamiento de la información y uso de los datos por usted suministrados, conforme los siguientes:

    1. Finalidad de la información. Los datos que son solicitados son: Nombre y Apellidos, Correo, Empresa, Ciudad y Teléfono, los cuales serán conservados dentro de nuestra base de datos, y serán destinados a: 1) El desarrollo del objeto social de la compañía y de la relación contractual que nos vincula; 2) Información relativa al cumplimiento de las obligaciones de los titulares de los datos 3) La remisión de información comercial sobre los productos y/o servicios que presta la compañía, promociones, comunicación sobre la implementación o modificación de los procedimientos de registro de cuentas, servicio al cliente, o manuales para nuevos productos y/o servicios 4) La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, o cualquier tipo de fraude.

    2. Acceso a la Información. La presente autorización se hace extensiva a quien represente los derechos de ICODEMACHINE S.A.S., a quien éste contrate para el ejercicio de los mismos o a quien éste ceda sus derechos, sus obligaciones o su posición contractual a cualquier título, en relación con la información del usuario, así como a la ejecución de(los) contrato(s) que se hayan suscrito o se hayan aceptado electrónicamente. Así mismo, a los terceros con quien ICODEMACHINE S.A.S establezca alianzas comerciales, o contratos de prestación de servicios a partir de los cuales se implementen o amplíen los productos o servicios que puedan proveer.

    3. Vigencia de la Autorización. Esta autorización tendrá plena vigencia durante el tiempo de análisis de la información para la suscripción de cualquier contrato, durante la vigencia de relación contractual con ICODEMACHINE S.A.S., y en forma posterior hasta tanto sea revocada. La autorización podrá ser revocada en los eventos previstos en la ley, siempre y cuando no exista ningún tipo de relación con ICODEMACHINE S.A.S derivada de esta autorización.

    4. Almacenamiento de la Información. Los datos suministrados serán almacenados en los servidores de ICODEMACHINE S.A.S., lugar donde están siendo custodiados mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria, tales como Firewalls, procedimientos de control de acceso, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.

    5. Derechos. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales de los cuales es titular, mediante los procedimientos establecidos en la Ley 1581/2012 (Ley de Protección de Datos Personales). Para cualquier información, solicitud, queja o reclamo sobre el tratamiento de sus datos podrá comunicarse al correo electrónico comercial@icodemachine.com o ingresando a la página web http://www.icodemachine.com.

De esta forma, al aceptar los presentes Términos y Condiciones, manifiesto en forma expresa y previa que otorgo mi consentimiento a ICODEMACHINE S.A.S., para tratar mi información personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia, la política para tratamiento de datos personales, el manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales, el aviso de privacidad y el presente documento. Así mismo, autorizo a ICODEMACHINE S.A.S., a modificar o actualizar su contenido, a fin de atender reformas legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos que permitan la implementación de nuevos servicios o productos, dando aviso previo por medio de la página web de la compañía y/o correo electrónico.